Entorno de Trabajo Productivo como clave en la excelencia profesional

La búsqueda de la excelencia profesional se establece como un objetivo bastante común, pero nada fácil de conseguir. Lo primero de todo, por que hay que aprender a diferenciar la excelencia del perfeccionismo

La excelencia me acerca a conseguir los objetivos desde un punto de vista óptimo, tanto desde el prisma del receptor de nuestra actividad, como de nosotros mismos. En cambio, la perfección únicamente busca una satisfacción basada en nuestros criterios de calidad, que pueden no ser necesariamente los mismos que los del receptor de lo que hacemos.

En este camino a la excelencia, hay una serie de habilidades (conocidas como soft skills) que serán clave para lograr ese nivel de optimización que buscamos en nuestro día a día:

  • Organización personal: Es importante contar con un buen nivel de planificación, de gestión de prioridades -cambiantes en función del contexto-, y sobre todo, de análisis para poder crecer y evolucionar de forma constante.
  • Trabajo colaborativo: El trabajo colaborativo tiene como principal objetivo facilitar la coordinación y ejecución de las actividades establecidas para alcanzar las metas definidas. Para ello, se ponen a disposición de los miembros del equipo las herramientas necesarias para que la comunicación sea fluida, práctica y eficaz. Se buscan un rápido acceso a la información y a la documentación, en cualquier momento y en cualquier lugar.
  • Responsabilidad sobre tareas y proyectos: Las tareas no pertenecen a ninguna de las personas del equipo que está desarrollando un determinado proyecto, lo que pertenece a cada persona del equipo es la responsabilidad para ejecutar una tarea en un momento determinado. Este concepto debe estar interiorizado para aquellas personas que quieran formar parte del nuevo contexto digital, ya que compartir información sobre lo que uno está haciendo es clave, tanto para poder compartir conocimiento como para poder traspasar de forma poco traumática la ejecución de una tarea a otro compañero.
  • Flexibilidad y trabajo bajo presión: La organización personal facilita el trabajo bajo presión ya que ayuda a tomar decisiones (a renegociar la planificación) sobre qué actividades deben dejar de hacerse para poder centrarse en lo importante. Trabajar bajo presión no es trabajar con un nivel bajo de calidad, ni tampoco es alargar las jornadas de trabajo para poder acabar todas las actividades pendientes, es tener la capacidad para decidir dónde hay que poner el foco y con qué intensidad.
  • Destreza en el manejo de las TIC: La alfabetización en herramientas digitales ya no es una opción a valorar en los procesos de selección, es un must have marcado en rojo. Los nativos digitales nacen con un smartphone debajo del brazo y se sienten como peces en el agua con este tipo de dispositivos y aplicaciones. Las empresas podrán invertir recursos para la alfabetización de personal interno con necesidades de reciclaje, pero no van a dedicar recursos en este tipo de formación para nuevas incorporaciones.

Para trabajar estas habilidades que acerquen a la excelencia profesional, La Fábrica del Tiempo ha diseñado lo que denomina Entorno de Trabajo Productivo (EDTP): Metodología de trabajo a través de nuevos hábitos, nuevos métodos y la optimización mediante herramientas digitales.

Existen tres niveles de Entorno de Trabajo Productivo:

  1. Nivel 1: Aplicado a nivel individual. Se centra en la optimización de los procesos de gestión del correo electrónico, la gestión de proyectos y tareas, y la gestión de archivos.
  2. Nivel 2: Aplicado a nivel de equipo. Además de trabajar lo englobado en el nivel 1, introduce la gestión de la comunicación horizontal, la gestión de las reuniones y los calendarios.
  3. Nivel 3: Aplicado a nivel de compañía. Centrado en todo lo anterior, más la gestión del conocimiento, la selección de personal (desde el punto de vista del análisis de las soft skills mencionadas con anterioridad), y la definición y medición de objetivos globales a través de OKR.

Centrándonos en el nivel 1, veamos con detalle la importancia de potenciar la gestión del correo electrónico y la gestión de tareas en el día a día.

¿Para qué potenciar la gestión del correo electrónico?

  1. Una de las razones por la cual se debe potenciar una adecuada gestión del correo electrónico es dejar de usar la bandeja de entrada como to-do list. Contar con un único listado de tareas nos ayuda a tomar mejores decisiones en base a prioridades.
  2. Para reducir el número de veces que se revisa la bandeja de entrada sin tomar decisiones. Tomar una decisión tras cada email leído proporciona mayor sensación de control y capacidad de foco en lo que hacemos. Cuando revisamos la bandeja de entrada continuamente sin tomar ninguna decisión, lo que hacemos es perder tiempo porque leemos por encima algunos emails que luego volveremos a leer al volver a revisar.
  3. Para eliminar las interrupciones provocadas por las notificaciones del correo electrónico. Solo se revisarán las nuevas comunicaciones recibidas cuando hemos decidido poner foco en esa acción en concreto. Si tenemos las notificaciones activadas lo que haremos cuando aparezca la notificación será ir a ver qué hay de nuevo, esto no resulta conveniente porque se pierde el foco en la acción que estamos llevando a cabo.
  4. Para guardar en el gestor documental los archivos que son relevantes, es decir, se debe aprender a separar la comunicación de la documentación. 
  5. Para vaciar de forma regular los mensajes ya leídos de nuestra bandeja de entrada. Así permite leer de forma más rápida los nuevos emails recibidos y localizar de forma más eficaz la información ya leída. 

¿Para qué potenciar la gestión de proyectos y tareas?

  1. Para unificar los listados de tareas (email, calendario, notas, etc.) en un único listado. Esto facilita la anotación y la revisión de la actividad pendiente, y por tanto agiliza la toma de decisiones. 
  2. Para contar con un espacio o herramienta compartida de tareas para todo el equipo y orientar el trabajo hacia los objetivos. La idea es posibilitar la revisión de la carga de trabajo de cualquier persona, y por tanto, hacer más eficaz la convocatoria de reuniones o la asignación de nuevas tareas.
  3. Para potenciar las reuniones de planificación para orientar el trabajo hacia los objetivos. Es decir, que todo el equipo trabaje totalmente alineado en base al contexto. 

 

Si quieres comenzar a diseñar tu propio Entorno de Trabajo Productivo (EDTP) con el apoyo de La Fábrica del Tiempo, puedes revisar los cursos de formación inicial que tiene disponibles, así como el servicio de mentoring personalizado.

Artículo escrito por Ivan Auciello

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